Compliance Officer y las PyMES

La figura del Compliance Officer u oficial de cumplimiento ha cobrado especial relevancia en los últimos meses, a raíz de la reforma del Código Penal que consagra la exención de responsabilidad penal a las personas jurídicas que implementen un modelo de prevención de delitos.

Ahora bien, ¿qué hace realmente el Compliance Officer? Su función es sencilla: Debe velar por el cumplimiento de las normas dentro de la empresa. Algunos lo ubican como un policía, mientras que otros le dan un carácter más bien de consultor que debe aclarar las dudas del personal. En cualquier caso, juega un rol fundamental en el nuevo concepto de empresa que pretende el legislador.

Empresas multinacionales ya cuentan con esta función, y en algunos casos según la complejidad de la organización, pueden incluso distribuirse las tareas en un Comité de Compliance o Control, bajo la responsabilidad de un Chief Compliance Officer.

En el caso de PyMES, también deberán contar con una figura análoga si desean hacer valer la exención de responsabilidad penal, en el supuesto de que se genere algún delito susceptible de comprometer a la empresa. Y más allá de la obligación legal, se trata de una función que velará por el buen funcionamiento de la empresa, contribuyendo a mejorar la eficacia y a prevenir conductas que perjudiquen al negocio (como por ejemplo, fraudes en los que la empresa sea la víctima).

Régimen especial del Compliance Officer en las PyMES

El artículo 31 bis del Código Penal permite que las funciones de supervisión sean asumidas directamente por el órgano de administración, en el caso de personas jurídicas de pequeñas dimensiones.

En este grupo se encuentran todas aquellas empresas que están autorizadas a presentar cuentas de pérdidas y ganancias abreviadas, según el artículo 258 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.

Concretamente, están autorizadas aquellas empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

a) Que el total de las partidas de activo no supere los once millones cuatrocientos mil euros.

b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los veintidós millones ochocientos mil euros.

c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a doscientos cincuenta.

En consecuencia, un sector considerable de microempresas, pequeñas empresas y PyMES pueden ampararse en el régimen especial, pudiendo delegar en el órgano de administración las funciones de supervisión y vigilancia que competen al Compliance Officer. Sin embargo, esta solución aunque simplifica la gestión, no está exenta de dificultades, pues deja en manos de la misma persona dos funciones teóricamente incompatibles.

Problemática de delegar las funciones del Compliance Officer al órgano de Administración

Una confusión de las funciones del Compliance Officer con aquellas propias de los responsables de la Administración del negocio, pueden traer como consecuencia un conflicto de intereses, pues la supervisión y vigilancia se limitará en todo caso a los subordinados y nunca a los administradores. No obstante, a pesar de las dificultades prácticas, es una alternativa perfectamente válida siempre y cuando las funciones se encuentren descritas y delegadas expresamente.

Esta dificultad se potencia en el caso en que exista un Administrador Único, o en empresas familiares donde habitualmente existen uno o dos socios y coinciden con los Administradores.

¿Cómo configurar un modelo de Compliance realmente eficaz en una microempresa o pequeña empresa?

Una de las características de un modelo de Compliance eficaz es que no hay una fórmula fija ni un sistema único que pueda adaptarse a todas las empresas. En todo caso es necesario un diagnóstico previo y las soluciones serán diversas.

Es por ello que no se puede plantear a priori un mecanismo ideal de configuración de la función de supervisión o vigilancia o Compliance Officer. La realidad de cada empresa es distinta y sin un análisis de riesgos bien elaborado, no se puede recomendar la adopción de ningún modelo en particular. Aunque las pequeñas empresas puedan, desde el punto de vista legal, asignar la función de supervisión y vigilancia a su órgano de Administración, esto no debe ser la primera opción en el caso de aquellas empresas que tengan elevados niveles de riesgo y requieran un control minucioso.

Recordemos que más allá de cumplir con un requisito u obligación legal, el objetivo del modelo de Compliance es mitigar los riesgos de la empresa, y sólo bajo ese enfoque se podrán tomar las medidas de control adecuadas.

Guía del Compliance Officer: Podéis solicitarla a través de info@garberipenal.com o descargarla aquí.

Alex Garberí & José Alejandro Cuevas, equipo de «Garberí Penal»

Alex Garberí Mascaró

Branded.me: Alex Garberí – Twitter: @GarberiAbogados – Blog: Visto para Sentencia

José Alejandro Cuevas Sarmiento

Web: Jacuevas.com – LinkedIn: José Alejandro Cuevas Sarmiento