Emprendedores | Claves para adaptarse a la nueva legalización de los libros oficiales

Libro, gafas y bolígrafo.

Desde el 27 de septiembre de 2013, entró en vigencia la modificación de la normativa que establece el procedimiento para la legalización de los libros oficiales que todo empresario de llevar de forma obligatoria; todo esto en el marco de lo establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013. Como es de esperar, este cambio supuso un proceso de adaptación de los emprendedores al nuevo sistema y a continuación, intentaremos ofrecer mayores luces sobre las exigencias que se establecen.

Inicialmente debemos recordar que el procedimiento está regulado en los artículos 25-26-27 y 28 del Código de Comercio; en el art 16 de la Ley de Sociedades de Capital y en el art 106 del RRM. Lo que permite (a quién conozca las leyes) tener una idea bastante clara sobre lo que son los libros oficiales y los procesos que se relacionan con ellos.

Ahora bien, la modificación de la ley trajo como consecuencias algunos elementos a tomar en cuenta como la necesaria actualización y costes adicionales para la legalización tales como:

–          Se estableció el obligatorio cumplimiento del soporte electrónico. Esto quiere decir que los libros de actas de junta, de consejo, los libros de registros de socios y/o acciones normativas que hasta la fecha se legalizaban en blanco antes de ser utilizados, tendrían que hacerlo anualmente. En tal sentido la norma incluye la posibilidad de la legalización voluntaria de libros de detalle de actas o grupos de actas con periodicidad inferior a un año. Siempre que interese acreditar de manera oficial el hecho y fecha de la intervención del Registrador.

–          La legalización de los libros no sería posible en soporte papel o soporte digital (CD/DVD). Desde ahora, el proceso se realiza de manera telemática y para tal fin, es necesario que el empresario cuente con un certificado reconocido (firma digital) y abonarse como usuario en la web del Colegio de Registradores. Acto seguido, los libros se generan con el programa “Legalia”. En este punto, es importante insistir en la necesidad de que el empresario conserve una copia informática idéntica en su contenido y formato, de los ficheros de los libros legalizados.

–          Entre los aspectos que no fueron modificados está el plazo de presentación de los libros, el cual se refiere al período anterior al transcurso de los meses siguientes al cierre del ejercicio. Es decir, mientras más rápido, mejor.

Y como era de esperarse, las dudas han surgido de manera acelerada, en respuesta a que la ley no estableció un régimen transitorio de adaptación y su entrada en vigor fue acelerada. Y esto, ha provocado confusión a la hora de presentar los libros para su legalización. No sólo entre los empresarios sino en los propios Registros Mercantiles, que han optado por la libre interpretación de la normativa. En todo caso, la mejor opción para el empresario será seguir los criterios que establece el Registro encargado de su domicilio social.

SBM Sociedades

Con información de: Fiscontrol Assessors