La digitalización documental y el futuro de los procesos contables.

manos escribiendo en portatil

Con el paso del tiempo y el avance de nuevas tecnologías, ha sido mucho lo dicho sobre las nuevas posibilidades que ofrece la digitalización de documentos para facilitar procesos. Entre los elementos de mayor importancia, se encuentra por ejemplo, la gestión de facturas.

En tal sentido, la llegada de la digitalización documental, ha permitido avanzar de una forma más expedita en procesos contables. A eso debemos añadir que todo tipo de documentos y en especial archivos de importancia para las compañías, ahora pueden ser almacenados en la nube, además de la automatización de procesos.

Lo anterior responde sin duda a la optimización del uso de “la nube” como herramienta para el almacenaje de documentación. De tal forma, se ha dado paso a la automatización de facturas, elemento incorporado por cada vez más empresas en el mundo. ¿Las ventajas?, ahorro de tiempo, dinero y entre otras cosas, el mejor aprovechamiento de espacios físicos en las empresas. En paralelo, la digitalización y automatización de tareas ha provocado mejoras en el desempeño laboral que a diferencia del pasado, ya no está encargado del manejo y organización de los documentos, sino de su gestión digital.

En el caso especifico de las facturas digitales, vale la pena decir que se trata de documentos que cuentan con absoluta validez, pero en formato electrónico. Con el punto a favor de contar con mayores elementos de seguridad, además de ofrecer mayores facilidades a la hora de gestionarlas, a diferencia de lo que ocurre en su formato papel.

En ese orden de ideas, las empresas dedicadas a la Digitalización documental, aseguran la existencia de facturas en ficheros con las mismas características de autenticidad y legalidad de las tradicionales. Por tanto, no existirá la menor cabida a dudas sobre su funcionamiento y rigor.

Otra de las ventajas derivadas de la digitalización de facturas, es la reducción de los habituales departamentos de facturación al mínimo, traduciendo ese elemento en ahorros de importantes gastos en personal y espacio físico. Adicionalmente, la posibilidad de guardar innumerables archivos documentales en la nube en formato digital, implica un procedimiento de automatización, disponibilidad y resguardo inmensurable.

El funcionamiento e implantación del sistema digitalizado también representa un punto a favor. Para tal fin, sólo será necesario el uso de software básico que se encargará de la generación de facturas en formato digital. En ese sentido, resultará evidente el ahorro, la organización, la celeridad en procesos y la optimización laboral para la empresa.

Si es de su interés, puede contactar a empresas especializadas en la Digitalización de Documentos, quienes podrán ofrecerle mayores detalles y las amplias posibilidades que la acción ofrecerá a su organización.

 

Elena García

SBM Sociedades.

 

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